เอกสารไหนควรเก็บ? เอกสารไหนควรส่งให้นักบัญชี? EP.1 - Ztrus - Software as a Service for Accounting Firms
เอกสารไหนควรเก็บ? เอกสารไหนควรส่งให้นักบัญชี? EP.1
เทคโนโลยีจะเข้ามาแทนที่ นักบัญชี จริงหรือ?
July 24, 2019
เอกสารไหนควรเก็บ? เอกสารไหนควรส่งให้นักบัญชี? EP.2
August 8, 2019


สำหรับการทำธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคล หลายๆท่านทราบกันอยู่แล้วว่าจะต้องการจัดทำเอกสารให้เป็นระบบระเบียบมากขึ้น และถูกต้องตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด แต่เอกสารทางบัญชีก็มีมากมาย จนหลายๆครั้งก็ก่อให้เกิดความสับสนว่า เอกสารแต่ละใบต่างกันอย่างไร? เอกสารไหนที่ต้องเก็บ? แล้วต้องเก็บอย่างไร? เอกสารไหนที่ต้องใช้ยื่นภาษี? เอกสารไหนที่ต้องส่งให้นักบัญชี? 

เป็นคำถามที่ค้างคาใจของเจ้าของธุรกิจหลายๆท่าน ที่หาคำตอบที่ชัดเจนไม่ได้สักที 

เราจึงได้รวบรวมคำถามคาใจทั้งหมด มาอธิบายในบทความนี้ให้ทุกท่านได้เข้าใจ และสามารถนำไปใช้ในบริษัทของท่านได้อย่างถูกต้อง โดยจะแบ่งเอกสารออกเป็น 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ 

1.เอกสารรายได้  2.เอกสารค่าใช้จ่าย

แล้วเวลามีการขาย ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง ?

ในส่วนของเอกสาร “รายได้” คือ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายก่อให้เกิดเงินได้ภายในบริษัท

โดยจะมีเอกสารเอกสารทั้งหมด 5 ประเภท ดังนี้

1.ใบเสนอราคา (Quotation : QT) 

ออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าของบริษัททราบราคาของสินค้าหรือบริการของบริษัทประกอบการตัดสินใจก่อนสั่งซื้อ หากลูกค้าตกลงสามารถเซ็นยืนยันบนเอกสาร โดยบริษัทสามารถเก็บเอกสารตัวจริง และให้สำเนากับลูกค้าไว้เป็นหลักฐานยืนยันการสั่งซื้อหรือใช้บริการได้  > ไม่มีผลกับการทำบัญชี <

2.ใบส่งสินค้า/ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Delivery Note / Invoice : IV) 

ออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าของบริษัททราบว่าบริษัทได้มีการจัดส่งสินค้ารายการใดให้กับลูกค้าบ้าง รวมเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ และลูกค้าต้องชำระเงินให้บริษัทภายในวันไหน ส่วนใหญ่จะใช้กับบริษัทที่มีการให้เครดิตลูกค้า ไม่ต้องชำระเงินทันที เช่น ค่าเช่า ค่าโทรศัพท์ ค่าไฟฟ้า ค่าทำบัญชี > ต้องส่งให้นักบัญชี <

3.ใบเสร็จรับเงิน (Receipt : RC)

ออกเพื่อยืนยันว่าบริษัทได้รับการชำระเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้ว เป็นจำนวนเงินทั้งหมดเท่าไหร่

ถือเป็นการสิ้นสุดว่าได้รับสินค้าหรือบริการเรียบร้อยเเล้ว > ต้องส่งให้นักบัญชี <

4.ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

ออกในกรณีที่บริษัทได้ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้วเท่านั้น  > ต้องส่งให้นักบัญชี <

  • ธุรกิจขายสินค้า เมื่อมีการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าจะต้องออก “ใบกำกับภาษี” ถึงแม้ว่าจะยังไม่ได้รับชำระเงินจากลูกค้า โดยสามารถออกเอกสารเป็นชุด “ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี”

หรือออกแยกชุดก็ได้ โดยต้องระบุวันที่ให้ตรงกับวันที่ส่งมอบสินค้า

  • ธุรกิจให้บริการ เมื่อบริษัทได้รับชำระเงินจากลูกค้า ต้องออก “ใบกำกับภาษี” โดยสามารถออกเอกสารเป็นชุด “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” หรือออกแยกชุดก็ได้ โดยต้องระบุวันที่ให้ตรงกับวันที่ได้รับชำระเงินจากลูกค้า

5.ใบลดหนี้ (Credit Note : CN) ,ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note : DN)

สำหรับ 2 ใบนี้ก่อนจะออกต้องเช็คก่อนว่า “บริษัทได้มีการออกใบกำกับภาษี” ให้กับลูกค้าก่อนหน้านี้หรือไม่ หากใช่แล้วจึงมาดูว่าใบกำกับภาษีที่ออกมี “จำนวนเงินหรือจำนวนสินค้า” “มากไป หรือ น้อยไป” เพื่อใช้เป็นเหตุผลประกอบในการออกใบลดหนี้ ,ใบเพิ่มหนี้ต่อไป > ต้องส่งให้นักบัญชี <

(สามารถดูเหตุผลประกอบเพิ่มเติมได้ที่ http://bit.ly/ใบลดหนี้เพิ่มหนี้)

อาจจะดูเหมือนเอกสารอะไรเยอะเเยะมากมายตาลายไปหมด แต่ในความเป็นจริงเราอาจจะไม่ต้องเอกสารแบบนี้ทุกใบ ต้องดูด้วยว่าบริษัทของเราทำธุรกิจอะไรหากเป็นหอพัก ก็จะมีการทำใบแจ้งหนี้ และออกใบเสร็จรับเงิน แต่ถ้าเป็นธุรกิจขายสินค้า ร้านอาหาร ก็สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้เลยครับ

นอกจากนี้เรามีทริคการจัดเรียงและเก็บเอกสารง่ายๆ เพื่อความเป็นระบบ ง่ายต่อการค้นหา และสะดวกต่อการทำบัญชี เนื่องจากนักบัญชีเห็นแล้วก็สามารถเข้าใจได้ทันที ถึงแม้จะไม่ได้นั่งทำงานในบริษัทเดียวกัน


เทคนิคจัดเก็บเอกสารเป็นชุด

ธุรกิจขายสินค้า

ธุรกิจบริการ

หรือหากท่านสนใจทดลองใช้ระบบออกเอกสาร ZBiz ฟรี 1 เดือน 

สามารถลงทะเบียนได้ที่ http://bit.ly/registerztrus

แล้วเวลามีการจ่ายเงิน ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง ? 

รอติดตามดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่บทความ

เอกสารไหนควรเก็บ? เอกสารไหนควรส่งให้นักบัญชี? EP.2 ได้เลยนะครับ


ติดต่อ Ztrus