เอกสารไหนควรเก็บ? เอกสารไหนควรส่งให้นักบัญชี? EP.2 - Ztrus - Software as a Service for Accounting Firms
เอกสารไหนควรเก็บ? เอกสารไหนควรส่งให้นักบัญชี? EP.2
เอกสารไหนควรเก็บ? เอกสารไหนควรส่งให้นักบัญชี? EP.1
August 2, 2019
6 รายจ่าย ลดหย่อนภาษีเงินได้นิติบุคคล ปี 2562
August 23, 2019


การทำธุรกิจก็เหมือนกับการมีแฟนครับ ถ้าเราอยากได้ความรักความเชื่อใจจากแฟน เราก็ต้องดูแลเทคเเคร์เขาให้ดีทั้งด้านความรู้สึก และความสะดวกสบายซึ่งการที่เราจะมอบความสะดวกสบายเหล่านี้ให้เขาได้ก็ต้องมีต้นทุน ไม่ว่าจะเป็นรถที่ขับ คอนโดที่อยู่ อาหารที่ทาน ดอกไม้ ของขวัญ และอื่นๆอีกมากมาย

ในการทำธุรกิจก็เหมือนกันถ้าเราอยากมีรายได้ ยอดขายเยอะๆ ได้รับความเชื่อใจจากลูกค้า เราก็ต้องเลือกสรรแต่สิ่งดีๆให้กับลูกค้าของเรา ซึ่งสิ่งที่ดีๆเหล่านั้นล้วนถือเป็นต้นทุน รายจ่าย ที่บริษัทต้องเเบกรับไว้


แต่ทุกท่านรู้ไหมครับ…ว่าต้นทุนเหล่านั้น

ถ้าเราบริหารจัดการ และทำให้เป็นระบบระเบียบ

ถูกต้อง และโปร่งใส เราสามารถที่จะนำมาช่วยประหยัดภาษี ของบริษัทได้อีกด้วย



โดยมีเทคนิคง่ายๆ แค่ 3 ข้อเท่านั้น สามารถทำตามได้ง่ายๆดังนี้

1.ออกเอกสารทางบัญชีให้ถูกต้อง 

2.จัดเอกสารทางบัญชีให้เป็นระบบ 

3.ส่งเอกสารให้นักบัญชีอย่างทันเวลา



กรณีที่บริษัท “ซื้อสินค้า” จากผู้จำหน่าย และ “ได้รับสินค้าก่อนชำระเงิน”


  • ขั้นตอนที่ 1 นำ “ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี” เก็บเป็นหลักฐานเข้าแฟ้ม จากนั้น ทำ “ใบรับสินค้า” เป็นเอกสารคลุม จะช่วยให้สามารถดูวันที่รับสินค้า จำนวนสินค้าที่รับเข้ามา รวมถึงการดูว่ามีรายการไหนที่มีภาษีซื้อได้ง่ายยิ่งขึ้น

  • ขั้นตอนที่ 2 เมื่อบริษัทชำระเงินค่าสินค้าแล้ว ให้ออก “ใบสำคัญจ่าย” ระบุรายละเอียดว่าชำระเงินส่วนไหน จำนวนเท่าไหร่ ด้วยวิธีไหนบ้าง ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนที่บริษัทต้องคอยชี้เเจงรายละเอียดของการซื้อครั้งนั้นกับนักบัญชีไปได้
  • ขั้นตอนที่ 3 แนบเอกสารหลักฐานการชำระเงิน (หากมี)
  • ขั้นตอนที่ 4 นำ “ใบเสร็จรับเงิน” มาแนบไว้กับ “ใบสำคัญจ่าย” เพื่อเก็บเป็นหลักฐานเข้าแฟ้ม


กรณีที่บริษัทใช้บริการ และได้รับ “ใบวางบิล/แจ้งหนี้” จากผู้จำหน่าย


  • ขั้นตอนที่ 1 นำ “ใบวางบิล/แจ้งหนี้” เก็บเป็นหลักฐานเข้าแฟ้ม จากนั้นทำใบ 
    “เอกสารตั้งหนี้” เป็นเอกสารคลุม จะช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่าในแต่ละเดือนมีรายการไหนที่บริษัทยังไม่ได้ชำระหนี้บ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่มากน้อยแค่ไหน
  • ขั้นตอนที่ 2 เมื่อบริษัทชำระเงินค่าบริการแล้ว ให้ออก “ใบสำคัญจ่าย” ระบุรายละเอียดว่าชำระเงินส่วนไหน จำนวนเท่าไหร่ ด้วยวิธีไหนบ้าง ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนที่บริษัทต้องคอยชี้เเจงรายละเอียดของการใช้บริการครั้งนั้นกับนักบัญชีไปได้
  • ขั้นตอนที่ 3 เมื่อมีการชำระเงินค่าบริการ บริษัทมีหน้าที่ที่จะต้องออก “หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” เพื่อเป็นหลักฐานในการยื่นภาษีประจำเดือนต่อไป
  • ขั้นตอนที่ 4 แนบเอกสารหลักฐานการชำระเงิน (หากมี)
  • ขั้นตอนที่ 5 นำ “ใบเสร็จรับเงิน” ที่ได้รับจากนิติบุคคล หรือ “สำเนาบัตรประชาชน” ที่ได้รับจากบุคคลธรรมดา มาแนบไว้กับ “ใบสำคัญจ่าย” เพื่อเก็บเป็นหลักฐานเข้าแฟ้ม


กรณีที่บริษัทได้รับ “บิลเงินสด” , “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือ “ไม่ได้รับใบเสร็จ” มาจาก “ผู้จำหน่าย”

กรณีนี้หลายๆท่านมักจะมองข้ามไป เพราะคิดว่าไม่สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ เช่น ค่าเดินทางไปพบลูกค้า ค่าสินค้าที่ซื้อมารับรองแขกจากเซเว่น เป็นต้น แต่ในความเป็นจริงหากเราจัดทำเอกสารให้ถูกต้องค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็สามารถนำมาหักเป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายของบริษัทได้เช่นกัน

  • ขั้นตอนที่ 1 ในกรณีนี้กรมสรรพากรให้บริษัทสามารถออกเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จ” ใช้แทน “บิลเงินสด” , “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือหาก “ไม่มีใบเสร็จ” ได้ โดยต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัทจริงเท่านั้น

  • ขั้นตอนที่ 2 ออก “ใบสำคัญจ่าย” เป็นเอกสารคลุม ระบุรายละเอียดว่าชำระเงินส่วนไหน จำนวนเท่าไหร่ ด้วยวิธีไหนบ้าง ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนที่บริษัทต้องคอยชี้เเจงรายละเอียดของการใช้บริการครั้งนั้นกับนักบัญชีไปได้
  • ขั้นตอนที่ 3 แนบเอกสาร “บิลเงินสด” , “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือหลักฐานการชำระเงิน (หากมี)



เพียงเท่านี้ เมื่อถึงเวลาที่ต้องส่งเอกสารให้นักบัญชีเพื่อนำไปยื่นภาษี และบันทึกบัญชี
ก็สามารถที่จะจัดส่งได้ทันทีไม่ต้องเสียเวลาไปกับการต้องมานั่งหาเอกสารอีกต่อไป


สำหรับขั้นตอนต่างๆสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับรูปแบบของบริษัทได้

หากท่านต้องการสอบถามเพิ่มเติม หรือสนใจทดลองใช้ระบบออกเอกสาร ZBiz ฟรี 1 เดือน สามารถลงทะเบียนได้ที่ http://bit.ly/registerztrus


ติดต่อ Ztrus