"พนักงานคีย์ข้อมูล" อาชีพที่มีค่าตัวสูงเกินความเป็นจริงในอนาคต

 

 

ในปัจจุบัน เราอยู่ในยุคที่ทุกคนให้ความสำคัญกับ Big Data เป็นอย่างมาก และคงปฏิเสธไม่ได้ว่าหนึ่งในปัจจัยสำคัญของ Big Data คือการเก็บข้อมูลจากกระดาษ เข้าสู่ระบบดิจิตอล ซึ่งแน่นอนว่าวิธีที่ง่ายที่สุด คือการใช้มนุษย์เพื่ออ่านเอกสารเหล่านั้น และพิมพ์มันลงบนคอมพิวเตอร์ นั่นเป็นวิธีที่ส่งต่อมาจากรุ่นสู่รุ่นหลายสิบปี จนเราแทบจินตนาการถึงวิธีอื่นไม่ออก

ถ้าถามว่าบริษัทต่าง ๆ ใช้พนักงานในการคีย์ข้อมูลอยู่หรือไม่ คำตอบคือ ใช่!! อย่างแน่นอน แต่คำถามที่ดีกว่าคือ “ทำไมบริษัทต่างๆ ยังใช้พนักงานในการคีย์ข้อมูล?”  เพราะเป็นการทำงานที่ช้า ผิดพลาดง่ายและมีต้นทุนสูง การพิมพ์ข้อมูลลงใน Excel, ระบบ ERP และซอฟต์แวร์ทางธุรกิจอื่น ๆ ถือเป็นงานที่น่าเบื่อหน่ายซึ่งทำให้สูญเสียทรัพยากรมนุษย์ที่มีค่าในการองค์กรไป การคีย์ข้อมูลด้วยมนุษย์นั้นเทียบเท่ากับการทำงานง่าย ๆ ซ้ำ ๆ บนสายพานการผลิตในโรงงาน เป็นงานที่ง่ายมากจนเครื่องจักรสามารถทำได้ และที่นี่เรามีเครื่องจักรเพื่อการจัดการงานเอกสารของคุณ! 

หากคุณทำงานในองค์กรต่าง ๆ จะเห็นได้ว่าประเทศไทยจำเป็นต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมาก ซึ่งหลาย ๆ บริษัทเองก็พยายามทำให้การทำงานอยู่ในรูปแบบดิจิทัลมากยิ่งขึ้น เช่น การนำ ERP มาใช้ในองค์กร แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในการคีย์ข้อมูลจากกระดาษเข้าระบบการจัดการต่าง ๆ นั้น ต้องอาศัยมนุษย์ในการคีย์ข้อมูลเข้าไป ถ้าหากว่าบริษัทไหนมีปริมาณเอกสารจำนวนมาก งานส่วนนี้เปรียบเสมือนคอขวดในการทำงานอยู่เช่นกัน 

ลองจินตนาการง่าย ๆ ถึงการทำงานช่วง COVID-19 ที่ผ่านมาของคุณดูสิ ถึงแม้ว่าบริษัทจะมีระบบการทำงานต่าง ๆ รองรับ แต่พนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานเอกสารต่าง ๆ ไม่สามารถทำงานที่บ้านได้เลย 

ถ้าเราสามารถทำให้คุณหมดกังวลกับเรื่องงานเอกสาร แล้วให้พนักงานของคุณเป็นกำลังสำคัญในการพัฒนาองค์กรด้านอื่น ๆ แทน งานที่ไม่ต้องใช้ทักษะอย่างการกรอกข้อมูล ไม่ว่าจะเอกสารประเภทไหน ในปัจจุบันนี้คุณสามารถให้ปัญญาประดิษฐ์หรือ Artificial Intelligence (AI) ทำงานส่วนนี้ให้คุณแทน ไม่ว่าจะเป็นการคีย์ข้อมูลลงใน Excel, ระบบ ERP หรือ Software ทางธุรกิจอื่น ๆ 

ด้วยเทคโนโลยีที่เข้าถึงได้ง่ายแบบนี้ เราขอถามอีกครั้งว่า “ทำไมบริษัทต่างๆ ยังใช้พนักงานในการคีย์ข้อมูล?”  

การประหยัดในระยะสั้นด้วยต้นทุนที่ราคาสูง

บางองค์กรมองว่าการใช้พนักงานคีย์ข้อมูลเป็นต้นทุนที่ราคาถูก องค์กรไม่จำเป็นต้องกังวลกับค่าใช้จ่ายสำหรับค่าซอฟต์แวร์และการค่าการบำรุงรักษา ไม่จำเป็นต้องฝึกให้พนักงานใช้โปรแกรมใหม่ ๆ เนื่องจากการคีย์ข้อมูลเป็นสิ่งที่ทุกคนสามารถทำได้ องค์กรไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานใหม่ หรือจ้างพนักงานจากนอกองค์กร เพียงแค่เพิ่มงานเข้าไปใน Job Description ของบางตำแหน่ง เป็นสิ่งองค์กรทำได้ง่ายมาก แต่บางองค์กรก็ปฏิเสธไม่ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสำหรับจ้างพนักงานคีย์ข้อมูลด้วยซ้ำ

นี่เป็นจุดที่เริ่มเข้าสู่จุดที่ผลตอบแทนที่ลดลง ยิ่งองค์กรคีย์ข้อมูลด้วยตนเองมากเท่าไหร่ก็ยิ่งทำให้องค์กรเสียค่าใช้จ่ายมากยิ่งขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป จากการสำรวจเงินเดือนการจ้างพนักงานคีย์ข้อมูลในตลาดแรงงานนั้นมีเงินเดือนอยู่ที่ 10,000 – 25,000  บาทต่อคน ซึ่งในการจ้างพนักงานนั้นก็จำกัดด้วยเวลาและปริมาณเอกสารในการทำงานเช่นกัน

ยิ่งมีข้อผิดพลาดของมนุษย์ ยิ่งทำให้เสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น

มีคำกล่าวของเบนจามิน แฟรงคลินที่ว่า “An ounce of prevention is worth a pound of cure” แปลเป็นไทยง่าย ๆ คือ “กันไว้ดีกว่าแก้” หรือ “กฎ 1-10-100” สำหรับการควบคุมคุณภาพและป้องกันความผิดพลาด กล่าวคือ

  • ค่าใช้จ่ายสำหรับการป้องกันความผิดพลาด บริษัทต้องจ่าย $ 1
  • ค่าใช้จ่ายสำหรับการแก้ไขข้อผิดพลาดจะทำให้ บริษัทเสียค่าใช้จ่าย $ 10
  • สำหรับข้อผิดพลาดที่ไม่ได้มีการตรวจสอบ ซึ่งส่งผลให้กระทบต่อกระบวนการหรือระบบผิดพลาดจะทำให้บริษัทเสียค่าใช้จ่ายได้มากถึง $ 100

เมื่อองค์กรมีการใช้พนักงานให้มีส่วนร่วมในการคีย์ข้อมูล ก็มีโอกาสสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์ นำมาซึ่งการต้องแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ส่งผลให้มีต้นทุนที่สูงมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามก็มีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าของการเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีในการช่วยกรอกข้อมูล ที่ต้องใช้แรงจากมนุษย์เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยในการช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดต้นทุนสำหรับข้อผิดพลาด ในความเป็นจริงเทคโนโลยีนี้สามารถให้ผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากช่วยให้พนักงานสามารถใช้ความสามารถของมนุษย์อย่างแท้จริงในการสร้างมูลค่าให้กับองค์กรของคุณได้

ทุกคนมีสิ่งที่ดีกว่าและมีมูลค่ามากกว่าการคีย์ข้อมูล

ถ้าพูดให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น ขอยกตัวอย่างในองค์กร พนักงานฝ่ายบัญชีและการเงินต้องใช้เวลามากกว่า 20% ในการรวบรวมข้อมูลเอกสารต่าง ๆ และใช้เวลาอีก 60% ในการกรอกข้อมูลลงในระบบบัญชีบริษัท พนักงานยังต้องใช้เวลาในการอนุมัติค่าใช้จ่ายต่าง ๆ และแก้ไขปัญหาที่เกิดจากข้อผิดพลาดของการกรอกข้อมูลอีกด้วย เวลาส่วนใหญ่ที่พนักงานเหล่านี้ใช้ไปกับกระบวนการต่าง ๆ ที่อาศัยแรงจากมนุษย์นั้น สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ วางกลยุทธ์ วางแผนการเติบโต สนับสนุนทีมหรือดูแลกิจกรรมอื่น ๆ ที่ดี ที่ทำให้องค์กรพัฒนาและส่งผลต่อกำไรได้ดียิ่งขึ้น

สิ่งเหล่านี้จะไม่ใช่ปัญหา เมื่อคุณใช้เทคโนโลยีของเราในการจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ  ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และระบบการจัดการของคุณ

ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับการไม่มีเวลาจัดการระบบการทำงานใหม่

ก่อนหน้านี้เราได้กล่าวไปแล้วว่าองค์กรที่ยังคงใช้พนักงานในการคีย์ข้อมูล ไม่จำเป็นต้องจัดการกับเวลาและค่าใช้จ่ายในการเตรียมพนักงานเข้าสู่ระบบการเก็บข้อมูลมากนัก นี่ไม่ใช่ปัญหา เรามีทีมงานที่จะเข้าไปช่วยคุณวางแผนและทำให้การทำงานของคุณง่ายยิ่งขึ้น และทำให้การทำงานในระยะยาวของคุณสะดวกมากยิ่งขึ้นเช่นกัน

งทะเบียน หรือ ติดต่อเรา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านเอกสารของคุณให้ดีมากยิ่งขึ้น!