กรณีศึกษาการใช้งาน
ZTRUS AI-OCR ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อแก้ปัญหาความท้าทายในการดำเนินงานจริง ทั้งในด้านการเงิน บัญชี และกระบวนการขาย ต่อไปนี้คือตัวอย่างการใช้งานจริงที่แสดงให้เห็นว่าเทคโนโลยีของเราช่วยเปลี่ยนกระบวนการจัดการเอกสารให้เป็นอัตโนมัติ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางธุรกิจ และเชื่อมต่อกับระบบ ERP ของคุณได้อย่างไร้รอยต่อ
3-Way Matching (Accounts Payable Automation)
ZTRUS AI-OCR ช่วยเปลี่ยนกระบวนการตรวจสอบแบบ 3-way matching ระหว่างใบแจ้งหนี้ (Invoice), ใบสั่งซื้อ (PO) และใบรับสินค้า (GR) ให้เป็นอัตโนมัติภายในระบบ ERP ของคุณ โดยโซลูชันนี้ออกแบบมาเพื่อทีมการเงินและบัญชีที่ต้องการลดการตรวจสอบด้วยมือ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความรวดเร็วในการจัดการระบบเจ้าหนี้การค้า ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
ขั้นตอนการทำงาน
(Step-by-Step Workflow)
ขั้นตอนที่ 1: การส่งใบเสร็จและเอกสาร
ผู้ใช้บันทึกไฟล์ใบเสร็จหรือเอกสารเข้าระบบผ่าน: เว็บแอปพลิเคชัน / โฟลเดอร์ที่แชร์ร่วมกัน / อีเมล โดยรองรับไฟล์รูปแบบ JPG, PDF และ PNG
ขั้นตอนที่ 2: การดึงข้อมูลด้วย AI-OCR
AI-OCR จะดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็นโครงสร้าง เช่น (เลขที่ใบแจ้งหนี้, เลขที่ PO, วันที่, รายละเอียดผู้จำหน่าย, ยอดรวม, รายละเอียดสินค้า) โดยตัวโมเดล AI มีความสามารถในการทำความเข้าใจโครงสร้างตารางและรายการสินค้าที่มีหลายบรรทัด
ขั้นตอนที่ 3: การจัดมาตรฐานและการตรวจสอบข้อมูล
อมูลที่ดึงมาจะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน โดยระบบ ZTRUS จะทำการจับคู่ฟิลด์ข้อมูลกับข้อมูลหลักใน ERP (เช่น ข้อมูลผู้ขาย, ข้อมูลสินค้า และอื่น ๆ) พร้อมตรวจสอบเงื่อนไขทางธุรกิจ เช่น: ตรวจสอบการกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็น ตรวจจับใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อน ตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณภาษี
ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบความสอดคล้อง 3 ด้าน
ZTRUS จะทำการจับคู่ข้อมูลโดยอัตโนมัติ (เลขที่ใบแจ้งหนี้, เลขที่ PO, รายละเอียดผู้จำหน่าย, ยอดเงิน และอื่น ๆ) โดยมีกฎการตรวจสอบดังนี้: ตรวจสอบส่วนต่างจำนวนสินค้า (Quantity Tolerance) ตรวจสอบส่วนต่างราคา (Price Tolerance) เปรียบเทียบยอดรวมทั้งหมด ✔ หากข้อมูลตรงกัน: ระบบจะอนุมัติอัตโนมัติหรือเตรียมพร้อมสำหรับการลงบัญชี ✘ หากข้อมูลไม่ตรงกัน: ระบบจะ แจ้งเตือน (Flag) เพื่อให้ตรวจสอบ พร้อมระบุรายละเอียดส่วนต่างที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 5: การเชื่อมต่อกับระบบ ERP
ข้อมูลจะถูกส่งเข้าสู่ระบบ ERP ผ่าน API โดยระบบจะสร้างหรือเตรียมเอกสาร ดังนี้: ใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ (AP Invoice) เอกสารอ้างอิงการจับคู่ (Matching Reference) รองรับการส่งออกข้อมูลหลายรูปแบบ: JSON, CSV, Excel หรือเชื่อมต่อผ่าน ERP API โดยตรง
ประโยชน์ที่ได้รับ
- ลดเวลาในการตรวจสอบเอกสารด้วยมือลง 70–90%
- ป้องกันการจ่ายเงินเกินจำนวนและการบันทึกใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อน
- ยกระดับการปฏิบัติตามกฎระเบียบและเพิ่มความโปร่งใสให้ตรวจสอบย้อนกลับได้
- เร่งกระบวนการปิดงวดบัญชีให้รวดเร็วยิ่งขึ้น
PO to SO (Purchase Order to Sales Order Automation)
ZTRUS AI-OCR ช่วยเปลี่ยนกระบวนการแปลงใบสั่งซื้อจากลูกค้า (Purchase Order: PO) ให้เป็นใบสั่งขาย (Sales Order: SO) ในรูปแบบข้อมูลโครงสร้างภายในระบบ ERP ของคุณโดยอัตโนมัติ ซึ่งโซลูชันนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ได้รับใบสั่งซื้อหลากหลายรูปแบบจากกลุ่มโมเดิร์นเทรด (Modern Trade), ตัวแทนจำหน่าย หรือลูกค้าในกลุ่ม B2B
ขั้นตอนการทำงาน
(Step-by-Step Workflow)
ขั้นตอนที่ 1: การรับคำสั่งซื้อ
ลูกค้าส่งใบสั่งซื้อ (PO) ผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น อีเมล, ระบบ EDI, การอัปโหลดผ่านพอร์ทัล หรือ API โดยระบบรองรับไฟล์รูปแบบ JPG, PDF และ PNG
ขั้นตอนที่ 2: การสกัดข้อมูลด้วย AI-OCR
ระบบ AI-OCR จะดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็นโครงสร้าง เช่น ชื่อลูกค้า, เลขที่ PO, วันที่, กำหนดส่งสินค้า, รายละเอียดสถานที่ส่ง, รายการสินค้า และยอดรวม โดยระบบมีความสามารถพิเศษในการ: ตีความหน้าตา (Layout) ของ PO ที่แตกต่างกันในแต่ละลูกค้า อ่านข้อมูลแบบหลายบรรทัดหรือตารางที่มีความซับซ้อน คำนวณโครงสร้างส่วนลดที่ซับซ้อนได้
ขั้นตอนที่ 3: การจับคู่ข้อมูลหลัก
นำข้อมูลที่ดึงได้มาตรวจสอบความถูกต้องกับข้อมูลหลักในระบบ (Master Data) เช่น ข้อมูลลูกค้า, ข้อมูลสินค้า, รายการราคา และสถานที่จัดส่ง หมายเหตุ: หากพบสินค้าใหม่ (SKU ใหม่) หรือรายการที่ไม่ตรงกัน ระบบจะ แจ้งเตือน เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบเงื่อนไขทางธุรกิจ
ระบบจะตรวจสอบความถูกต้องตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เช่น: ราคาใน PO ตรงกับราคาในระบบหรือไม่ ตรรกะการคิดส่วนลด จำนวนสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) เงื่อนไขเฉพาะของลูกค้ารายนั้นๆ
ขั้นตอนที่ 5: การสร้างใบสั่งขายอัตโนมัติ
เมื่อตรวจสอบผ่านแล้ว ระบบจะสร้างร่างใบสั่งขาย (SO Draft) ใน ERP ให้โดยอัตโนมัติผ่าน API หรือไฟล์ข้อมูล ช่วยให้ทีมขายทำหน้าที่เพียงแค่ "ตรวจสอบรายการที่ผิดปกติ" แทนการต้องมานั่งคีย์ข้อมูลเองทั้งหมด
ประโยชน์ที่ได้รับ
- ลด/ยกเลิกการคีย์ข้อมูลใบสั่งขาย (Sales Order) ด้วยตัวเอง
- ลดข้อผิดพลาดในขั้นตอนการจัดการคำสั่งซื้อ
- ยืนยันคำสั่งซื้อได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
- รองรับการทำธุรกรรมแบบ B2B ปริมาณมาก
- เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า
Expense Process Automation
ZTRUS AI-OCR ช่วยปรับปรุงกระบวนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยระบบจะดึงข้อมูลจากใบเสร็จและใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ พร้อมตรวจสอบความถูกต้องตามนโยบายของบริษัท และจัดเตรียมข้อมูลเพื่อบันทึกบัญชีเข้าสู่ระบบ ERP ทันที
ขั้นตอนการทำงาน
(Step-by-Step Workflow)
ขั้นตอนที่ 1: การส่งใบเสร็จและเอกสาร
พนักงานอัปโหลดใบเสร็จผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น (แอปพลิเคชันบนเว็บ / อัปโหลดผ่านมือถือ / ส่งทางอีเมล / โฟลเดอร์ที่แชร์ร่วมกัน) โดยระบบรองรับไฟล์ JPG, PDF และ PNG
ขั้นตอนที่ 2: การสกัดข้อมูลด้วย AI-OCR
AI-OCR จะดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็นโครงสร้าง เช่น (เลขที่ใบแจ้งหนี้, วันที่, รายละเอียดผู้จำหน่าย, ยอดรวม, รายการสินค้า) โดยระบบสามารถอ่านข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ดังนี้: รูปแบบเอกสารที่แตกต่างกันไปตามผู้ขายแต่ละราย ตารางที่มีหลายบรรทัดหรือซ้อนกัน โครงสร้างส่วนลดที่มีความซับซ้อน
ขั้นตอนที่ 3: การจับคู่กับข้อมูลหลัก
ข้อมูลที่ดึงมาจะถูกนำไปตรวจสอบความถูกต้องกับข้อมูลหลักของบริษัท เช่น (หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย / ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) / แผนก / รหัสพนักงาน / ฐานข้อมูลผู้จำหน่าย)
ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ
ระบบจะตรวจสอบความถูกต้องอัตโนมัติในหัวข้อต่อไปนี้: ความสอดคล้องกับนโยบายบริษัท (เช่น วงเงินที่กำหนด, ประเภทการเบิก) ตรวจจับการส่งเอกสารซ้ำซ้อน ตรวจสอบความถูกต้องของวันที่ ตรวจสอบตรรกะทางภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ✔ หากถูกต้อง: จะถูกส่งต่อไปยังขั้นตอนการอนุมัติ ✘ หากไม่ถูกต้อง: ระบบจะ แจ้งเตือน (Flag) พร้อมระบุเหตุผลเฉพาะเจาะจง
ขั้นตอนที่ 5: การอนุมัติและการบันทึกลงระบบ ERP
คำขอเบิกค่าใช้จ่ายจะถูกส่งไปตามลำดับขั้นการอนุมัติ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบจะดำเนินการ: สร้างรายการบันทึกทางบัญชี เตรียมบันทึกรายการเจ้าหนี้ (AP Posting) ส่งออกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ (Excel, JSON) หรือผ่าน API เข้าสู่ระบบ ERP โดยตรง
ประโยชน์ที่ได้รับ
- เร่งวงจรการเบิกจ่ายเงินคืนให้รวดเร็วยิ่งขึ้น
- ลดการทุจริตและการเบิกเคลมซ้ำซ้อน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเบิกจ่ายเป็นไปตามนโยบายบริษัท
- เพิ่มประสิทธิภาพในการมองเห็นภาพรวมและตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเรา
ทีมงานของเราพร้อมให้คำปรึกษาอย่างครบวงจรเกี่ยวกับโซลูชัน AI-OCR ทั้งในด้านฟังก์ชันการทำงาน รูปแบบการเชื่อมต่อระบบ (Integration) โครงสร้างราคา และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรท่าน