preloader

ความคุ้มค่าในการใช้ ระบบอัตโนมัติในการเปิด Sale Order จาก Purchase Order ของลูกค้า

ในธุรกิจผลิต ธุรกิจค้าส่ง หรือ ธุรกิจกระจายสินค้า กระบวนการในการเปิดเอกสารใบสั่งขาย (SO หรือ Sale Order) เป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้บริษัทสามารถส่งของให้ลูกค้าได้เร็ว รวมถึงสามารถที่จะประเมินแผนสั่งผลิต หรือ แผนสั่งซื้อ เพิ่มเติมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าอุตสาหกรรม วัสดุก่อสร้าง  อะไหล่ อุปกรณ์อิเลกทรอนิกส์ หรือสินค้าอื่นๆ  just in time เป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก ยิ่งเป็นสินค้าอาหาร การส่งเร็วหมายถึงความเสี่ยงในการถูกปรับเรื่องวันหมดอายุ ก็จะลดลงไปด้วย

ปัจจุบันบริษัทหลายแห่งใช้ คนคีย์เปิด Sale Order ในระบบ ERP บางบริษัทคีย์จากข้อมูลโดยตรงในใบสั่งซื้อ (PO หรือ Purchase Order) จากลูกค้า บางบริษัทต้องนำไปเช็คกับใบเสนอราคา ก่อนเปิดใบสั่งขาย (SO หรือ Sale Order) หากเราตั้งสมมติฐานว่า คนหนึ่งคน สามารถคีย์เอกสารได้ 200 หน้า/8 ชั่วโมง (ประมาณ 2.5 นาที ต่อ หน้า) ทำงานวันละ 8 ชั่วโมง ตั้งแต่ 8 โมงเช้า ถึง 5 โมงเย็น พักเที่ยงตรงเวลา เข้าเริ่มทำงานต่อตรงเวลา ไม่มีพัก “ไม่มีเข้าห้องน้ำ” หรือ ออกจากหน้าจอใดๆ รวมถึงไม่ได้ไปเปิดอีเมล์เพื่อดูใบสั่งซื้อ มีคนเอามาวางเรียงให้ที่โต๊ะตลอดเวลา ต้นทุนที่ดีสุดจะอยู่ที่ 3.75 บาท ต่อ หน้า (สำหรับพนักงานเงินเดือน 15,000 บาท ทำงานเดือนละ 20 วัน) และใบสุดท้ายจะเสร็จตอน 5 โมงเย็น

แปลว่าในความเป็นจริง เอกสาร 200 หน้า เพื่อให้คีย์เสร็จทันตอน 5 โมงเย็น เป็นไปไม่ได้เลยที่จะใช้คนเพียงคนเดียว และ การคีย์ใบสั่งขายตอน 5 โมงเย็น ก็เป็นไปได้ยากมาก ที่จะส่งของทันในวันรุ่งขึ้น ยิ่งถ้า ใบสั่งซื้อนั้นมาตอนช่วงเช้า ยิ่งทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าเราส่งของช้าขึ้นไปอีก ที่สำคัญ ต้นทุนต่อการคีย์จริงๆ อาจจะสูงถึง 10 บาท ต่อหน้า หรือ มากกว่านั้น หรือ หากวันใดจำนวนใบสั่งซื้อจากลูกค้ามาน้อย การจ้างคนมา standby ยิ่งไม่เกิดความคุ้มค่าและทำให้ต้นทุนสูง และไม่สามารถบริหารจัดการต้นทุนได้

ในธุรกิจที่ส่งสินค้าเข้าร้านค้าปลีก (Retail) หรือ Moderntrade อาจจะมีเทคโนโลยีหรือบริการ EDI (Electronic Data Interchange) มาให้ใช้งาน แต่การเข้าไปอัพเดทข้อมูลเพื่อ Mapping รวมถึงค่าบริการก็มี ราคาที่สูง การจะเอาคนมาอ่านและคีย์ ก็จะวนเข้าไปที่ปัญหาเดิมๆ

เทคโนโลยี RPA (Robot Process Automation) และ AI-OCR สามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาตรงนี้ให้กับ ธุรกิจที่มีความจำเป็นที่ต้องบริหารจัดการการเปิดใบสั่งขายให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ โดยใช้เทคโนโลยี RPA เข้าไปอ่านข้อมูลที่ลูกค้าส่งมา เช่น จากอีเมล์กลางที่เราเปิดไว้รับคำสั่งซื้อ หรือ ให้เซลส์ส่งต่อมาให้ หลังจากนั้น ระบบ AI-OCR จะช่วยอ่านข้อมูลจากรูปภาพหรือไฟล์ PO ที่แนบมา รวมถึงถอดข้อมูล ที่ต้องใช้ในการเปิดใบสั่งขาย และส่งไปคีย์ที่ระบบ ERP

เพื่อให้กระบวนการดังกล่าวมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล การลดกิจกรรมที่คนทำงานจะไปแก้ไข และตรวจได้เร็วขึ้นเป็นสิ่งสำคัญและชี้วัดสำคัญ เทคโนโลยีของ ZTRUS มีความแม่นยำสูง ลูกค้าหลายรายที่ใช้งานเทคโนโลยีของเราไปประมาณสามเดือนจะพบว่าบริษัทสามารถเปิดเอกสารใบสั่งขายได้เร็วทันท่วงที โดยใช้คนทำงานน้อยลงกว่า 50%

สำหรับผู้ที่สนใจสามารถติดต่อทีมขายของเราเพื่ออธิบายและของดูเดโมเพิ่มเติมได้ที่

โดยสรุป

  • การเปิด Sale Order ให้เร็ว จากเอกสาร PO มีความสำคัญ สำหรับธุรกิจผลิตที่มีสินค้าของตัวเอง และต้องส่งของให้ทันเวลา
  • บางธุรกิจมี EDI แต่ต้องนำมาคีย์เอง หรือ สร้าง Mapping เอง
  • การเปิดให้ทันด้วยคนเป็นปัญหา เพราะไม่สามารถทำงานจำนวนมากในเวลาอันสั้นภายใต้ต้นทุนที่ชัดเจนได้ ทำให้มีโอกาสส่งของล่าช้า และใช้คนทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ
  • ZTRUS ช่วย แก้ปัญหาได้ มีระบบอ่านเอกสาร และแปลงเป็นใบสั่งขายทุกครึ่งชั่วโมง จะมากจะน้อย ขยายตัวได้ ต้นทุนประเมินได้ตาม Transaction
  • ระบบมีความแม่นยำและถูกต้อง 100% จำนวนมากถึง 95% ของจำนวนฟิลด์ข้อมูลทั้งหมด และมีเอกสารที่ ถูกต้อง 100% ทั้งใบเอกสารจำนวนมาก
  • ZTRUS มีลูกค้าใช้งานและการันตีว่า สามารถลดต้นทุน ลดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพ ได้จริง อย่างมีนัยสำคัญ รวมถึงมีประสิทธิผลที่ดี

Our Testimonial from customer click

Writer
Panachit Kittipanya-ngam
CEO/Co-Founder

Related Post

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น